Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Proakatemian Ystävät ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.05.2018. Viimeisin muutos on tehty 15.09.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Proakatemian Ystävät ry
Yhdistystunnus 207.152
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhdistyksen tietosuojasta vastaa Reetta Koivula, reetta.koivula@hotmail.com, +358 40 4152 490.
3. Rekisterin nimi
Proakatemian alumnien yhteystietorekisteri ja jäsenrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus. Yhteystiedot kerätään alumneilta kasvokkain käydyllä tapaamisella tai yhdistyksen nettisivuilta löytyvällä lomakkeella.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää alumnien verkostoa mm. tiedottamalla tulevista tapahtumista sekä edesauttaa yhteistyötä Proakatemian kanssa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, Proakatemian tiimi sekä yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite). Tietoja säilytetään toistaiseksi.
Verkkosivujen yhteydenottolomakkeella kerätään yhteyttä ottavan nimi ja sähköposti.
Mikäli käyttäjä hyväksyy verkkosivuille saapuessaan evästeet, hänen IP-osoitteensa tallentuu evästeeseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään alumneilta kasvokkain käydyllä tapaamisella tai yhdistyksen nettisivuilta löytyvällä lomakkeella.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, eikä koskaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Sellaisissa tapauksissa, joissa pyritään edistämään alumnien ja Proakatemian välistä kommunikointia, voidaan tietoja harkitusti luovuttaa kolmasille osapuolille. Näitä osapuolia ovat Proakatemian opiskelijat sekä alumnit ja yhdistyksen viestinnässä käytettävä MailChimp.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Vain yhdistyksen aktiivijäsenillä on oikeus käsitellä tietoja.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
